Hjem Tema TræningsBehovsAnalyse

TræningsBehovsAnalyse

Hjem Tema TræningsBehovsAnalyse

TræningsBehovsAnalyse

by Peter Chr. Andersen

(Repetition?): Hvornår kan det betale sig at udvikle og implementere et givet læringsinitiativ?

I dette indlæg skitserer jeg dels en metode til, hvordan du som HR-ansvarlig identificerer (og estimerer) behovet for relevant træning/læring og dels peger jeg på nogle konkrete værktøjer, du kan bruge i arbejdet.

*   Hvordan vil du træne/lære?

*   Hvem vil du fokusere på?

*   Hvad skal der trænes i?

*   Hvordan skal læring/træning leveres?

Det er en 3-trins afklaringsproces (en Træningsbehovsanalyse), der i sidste ende giver dig basis for at kunne levere en realistisk handleplan/budget, som du kan bringe til endelig beslutning, og dermed komme videre med selve opgaveløsningen.

Bland det med din egen måde at gøre tingene på, så har du alt andet lige en robust og langtidsholdbar metode, som du altid kan vende tilbage til.

Step 1: Organisatorisk vurdering – mål og målsætninger

Dette første trin i afklaringsprocessen handler om, at du sikrer, at dit træningsinitiativ understøtter organisationens mål og visioner. Er I klar og passer det ind lige nu?

Du overvejer spørgsmål á la:

*   Handler det her problem om noget lokalt/afdelingsspecifikt eller er det hele arbejdspladsen, der har behovet for træning/læring?

*   Er der uddannelsesmæssige ressourcer i virksomheden, du med fordel kan inddrage til løsning af lærings-/træningsopgaven?

*   Er der noget andet, der skal fixes først, inden vi går videre – noget, der står i vejen for organisatorisk opmærksomhed på din problematik?

*   Er ledelsen parat til at støtte op om resultaterne af din træningsbehovsanalyse – vil analysen blive brugt i beslutningsprocessen?

*   Er der en generel villighed til at finansiere uddannelsesinitiativer lige nu eller er timingen skæv?

Formålet med den øvelse er, at du samordner relevante lederes meninger og holdninger omkring behovet for træning/læring – og du sikrer, hvordan de synligt vil stå bag de initiativer, du foreslår, så du ved, hvilket fodfæste du har for at skabe udvikling på arbejdspladsen.

Step 2: Opgaver, der skal trænes/læres på ny

Næste trin i processen handler om, hvordan du dykker ned i detaljer i de arbejdsopgaver, der fremover skal udføres bedre/anderledes, og får dem beskrevet rimelig struktureret.

Start med at spørge:

*   Hvem udfører arbejdsopgaverne?

*   Hvor ofte bliver de udført?

*   Hvordan skal arbejdsopgaven fremover udføres korrekt/anderledes?

*   Hvilke nye kompetencer og færdigheder vil der fremover være behov for?

*   Hvilke værktøjer, teknologier eller andre ressourcer vil der fremover være behov for?

*   Er der interne og/eller eksterne vilkår (nye standarder/måltal/eksterne krav), der skal indarbejdes fremover?

Resultatet af din analyse skal alt andet lige være en opremsning af, hvad arbejdsopgaven indebærer nu hhv. fremadrettet – og er arbejdsopgaverne i virkeligheden mere videnbaserede end aktivitetsbaserede, så kan du have behov for også at udarbejde en analyse af de fremtidige tankeprocesser/-handlinger, der skal indarbejdes.

Husk, at du med fordel kan skelne mellem, hvad der er læringsmateriale til et obligatorisk videns/færdighedsniveau og hvad der er supplerende, valgfrit, måske eksternt, læringsmateriale (tænk i begreber ”Kan”, ”Bør”, ”Skal”).

Step 3: Individuel vurdering – Hvem skal trænes?

Uanset om du læner til en generel grundopfattelse af, at medarbejdere, der ikke besidder de tilstrækkelige kompetencer, i virkeligheden sjældent selv er helt klar over omfanget af deres manglende evner – eller du mener, at du får bedre fodfæste ved at arbejde ud fra en basis i medarbejderens egenvurdering af egne evner og færdigheder, så kan du være sikker på, at performance gaps / kvalitetsmangler ikke er tilstede overalt og hos alle i samme omfang og med ens konsekvens, hvilket tilsiger, at du med fordel kan tænke i, hvordan du nuancerer og individualiserer bredere lærings-/træningsprogrammer på din arbejdsplads.

I din træningsbehovsanalyse er det værd for dig at overveje spørgsmål som:

*   Hvor udbredt er kvalitetsmanglerne/kompetencegabet?

*   Hvilken medarbejderprofil har typisk udfordringer?

*   Har disse medarbejdere de underliggende kompetencer og færdigheder (som du fandt frem til i Step 2)?

*   Hvordan foretrækker disse medarbejdere i virkeligheden at blive oplært … og hvad kan du aktivt gøre for at hjælpe en medarbejder til fortsat at lære og udvikle sig fagligt? (Jeg har tidligere givet et bud på profilen af den moderne lærende medarbejder – der kan du hente noget yderligere inspiration).

*   Er udfordringerne i virkeligheden indlejret i det enkelte menneske, eller er der andre mere dominerende faktorer på spil (dårlig fysiske arbejdsvilkår; manglende ledelse, mv), som også skal tages i betragtning?

Uanset, så vil denne analyse kunne levere inspiration til det faktuelle læringsmateriale/content – og give dig hints, hvordan du kan personalisere læringsprocessen

Værktøjer og tekniker

Du vil næppe kunne gennemføre en Træningsbehovsanalyse ved alene at kigge ned i almindelige arbejdsgangsbeskrivelser eller for den sags skyld ved at du trækker en rapport fra jeres LMS-systemer. Du skal lave yderligere fodarbejde for at bygge din analyse op.

Det kan være én eller flere af nedenstående indsatser:

*   Interviews: Tal med chefer, ledere, dine kolleger i HR og i det hele taget medarbejdere generelt på arbejdspladsen, og spørg til deres udfordringer i det daglige arbejde og hvilke træningsbehov, de har eller kan se. Uddyb problematikken.

*   Undersøgelser: Udarbejd detaljerede, fokuserede spørgeskemaer og undersøgelser omkring lærings-/træningsbehov. Der findes mange online spørgeskema software, som du kan bruge relativt nemt (I har sikkert allerede et digital spørgeskemasystem) – og find eventuel en passende spørgeramme/skabelon på nettet, som du kan tilpasse – det kan relativt nemt googles

*   Ekspertkonsultationer: Spørg jeres egne fageksperter og få deres bud på, hvad de mener skal være fremtidens standard indenfor deres fagfelt

*   Fokusgrupper: Saml nogle mennesker, der kan få/har mandat til at mene noget kvalificeret om relevante fokusområder og som du kan høste anbefalinger fra

*   On-the-job observationer: Gå selv ud og lav dine egne observationer af det faktisk udførte arbejde I hverdagen. Lav noter over hvad du ser og hvad du tænker med fordel kan forbedres

*   … En del svar kan du måske i virkeligheden finde i jeres trivselsundersøgelser/APV

Når du har fået nogenlunde styr på al det feedback og datamateriale, du har indsamlet, så sæt dig ned og lave en grovplan, helst med timelines, budgetter knyttet til hver enkelt fase på udvikling og vedligehold af læringsindholdet, så du kan fremlægge, drøfte og beslutte Go/NoGo.

Og i de procesdesignovervejelser – afhængig af omfang og konsekvens – kan du overveje, om du ønsker at arbejde decideret projektorienteret (måske under en styregruppe) og/eller du vil arbejde med Proof-of-Concept for at afklare og imødekomme en procesmæssig risiko.

Læs også – supplér tankerne

Når det handler om at implementere strategierne i praksis fokuseret og målrettet, er vi hos os meget optaget af Mikrolæring som leveranceformat – der er megen fornuft at hente i den tænkning. Vi har skrevet om det før … måske kan du også blive inspireret:

Læs mere om hvordan Mikrolæring tilbyder fordele for både medarbejderen og for arbejdspladsen

Læs mere om hvordan du som HR Business Partner/HR Udviklingskonsulent kan sætte rammer for jeres mikrolæring

Og som nævnt under Step 3: Læs mere om nogle forslag til, hvordan man kan påskynde en reflekterende samarbejdskultur i hverdagen

Uanset

Som altid vil jeg rigtig gerne høre om dine erfaringer på området. Enten direkte eller del dem på opslaget på LinkedIn.

Og naturligvis: Skriv/ring gerne til mig direkte, hvis du har spørgsmål og gerne vil undersøge og videreudvikle jeres muligheder indenfor digitalt støttet læring/træning – det koster ingenting, at vi taler sammen og du er mere end meget velkommen.

Mail: pca@roiit.dk
Tlf: +45 4043 9668

Mvh

Peter Chr. Andersen